El proceso de cotizar a los clientes, exportadores e importadores es clave para incrementar las posibilidad de concretar un negocio. Los embarcadores son conscientes de ello, y saben bien que presentar una buena cotización es crucial. Sin embargo, en la prisa por cotizar, la sobrecarga de solicitudes con demasiada frecuencia nos lleva a cometer ciertos errores. Veamos los errores más comunes.
Error 1- Error de cálculo de los cargos
¿Qué vendedor no ha olvidado incluir algunos cargos? Es un error común y podría tener un impacto en el costo del file de la operación. Esto se transmitirá al cliente o a la compañía de transporte.
Error 2- No coincide con las conversiones de moneda
No es lo mismo cotizar US $ 1000 que EUR $ 1000. La moneda o tasa de cambio con la que estamos cotizando es un punto clave, demasiados costos ya están cubiertos debido a las tasas de conversión bancaria, debemos concentrarnos en este punto para no agravar las pérdidas.
Error 3- No detallar servicios
Vale la pena desglosar todos los servicios incluidos en nuestra oferta para que el cliente pueda ver que la cotización está completa. Si damos una cifra masiva y nuestro cliente la compara con un competidor más barato, el hecho de que nuestra oferta incluya un servicio completo puede pasar desapercibido.
Error 4- Uso de tarifas de proveedores no actualizados
Probablemente el error más frecuente. Puede haber muchas razones para este error común, que puede llevarnos a cotizar a un precio más alto, lo que significa que podríamos perder el negocio, o cotizar más barato, lo que significa perder rentabilidad en el caso de que el cliente acepte la oferta.
Error 5- No informar la fecha de validez
Las tarifas del sector tienen una fecha de vencimiento corta, dependiendo del caso, de 1 semana a 1 mes. Omitir la fecha de validez es un error que nos hace parecer poco profesional para el cliente, que ha hecho sus valoraciones basadas en nuestros precios, y que no quiere escuchar que los precios ya no son válidos a la hora de decidir contar con nosotros. .
Error 6- No agregar términos y condiciones
Preparar una oferta puede llevarnos una cierta cantidad de tiempo y documentación con nuestros proveedores, y al final del proceso de cotización, enviamos la oferta y olvidamos agregar los términos y condiciones. Aquí se pueden incluir cláusulas importantes, como costos adicionales por demora, servicios no incluidos, términos de responsabilidad, etc.
Error 7 – No enviar una cotización profesional
Desafortunadamente, con el apuro, los picos de trabajo y diversas presiones, podemos terminar enviando ofertas que no han sido formateadas, numeradas, fechadas o con fallas que pueden hacer que nuestra cotización parezca poco profesional y poco confiable.
Error 8: enviar la cotización demasiado tarde
Mientras esperamos las tarifas de los proveedores para presentar más opciones al cliente, se consume demasiado tiempo y si nuestros competidores lograron cotizar más rápido, lo más probable es que perdamos el negocio. Más comúnmente, el cliente termina aceptando la oferta que ha llegado en el tiempo más rápido.
Error 9- No ser capaz de encontrar la cotización después de enviar
Suena muy mal, pero esto a menudo sucede. Después de nuestro esfuerzo de ventas para cotizar bien, hemos tenido éxito y el cliente ha aceptado nuestra oferta. Sin embargo, ¿quién presentó la oferta? ¿Dónde está almacenado? ¿Qué edición es la correcta? ¿Cuáles son las tarifas de los proveedores? Perdimos la trazabilidad de la oferta y debemos cruzar los dedos para que todo salga bien.
Afortunadamente, Gencomex está trabajando en una nueva alternativa que hace que sea totalmente posible para los forwarders automatizar su gestión de tarifas y el proceso de cotización con una plataforma White Label.
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